Algemene Verordening Gegevensbescherming



Spot On Media en de Algemene Verordening Gegevensbescherming

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – in het Engels bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR) – vervangt per 25 mei 2018 de huidige privacywetgeving. De AVG bevat regels voor het (automatisch) verwerken van persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens vallen ook foto’s en video’s zoals opgenomen in de websites van fotograaf Geert Leemkuil.

Deze nieuwe Europese privacywet dwingt ons als ondernemer tot meer actie en maatregelen wanneer we gegevens over klanten of andere personen vastleggen. Dit geldt voor alle zelfstandige ondernemers. Al bij het versturen van een offerte, factuur dienen we rekening te houden met de wet. Al voor dat de wet in werking treedt gaan we zorgvuldig en integer met persoonsgegevens om. Hoe we dit doen vind je in onderstaande privacyverklaring van Spot On Media.

Privacyverklaring Spot On Media
Spot On Media, gevestigd op de Karstraat 57a, 6851 DG Huissen is als eigenaar verantwoordelijk voor de juiste en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens zoals opgenomen in deze verklaring.

Gegevens van de eigenaar
Spot On Media
Karstraat 57a – 6851 DG Huissen
Ingeschreven bij de kamer van koophandel onder nummer 63217228
www.spot-on-media.nl en info@spot-on-media.nl (inclusief de subdomeinen van www.spot-on-media.nl)

Gegevensverwerking 
Spot On Media maakt als communicatiebureau gebruik van foto’s, video’s en diverse andere beeldmateriaal op haar website. Het beeldarchief die op de websites staan vermeld vallen onder de persoonsgegevens. Van alle publicaties die op de websites staan gepubliceerd is altijd vooraf toestemming gevraagd en ontvangen. In alle gevallen vraagt Spot On Media vooraf toestemming voor publicatie voor o.a. de websites, Facebook, Instagram, Google en overige kanalen. Het doel van het publiceren van de beeldmateriaal op de websites van Spot On Media is om commerciële redenen en om indrukken aan bezoekers van de website(s) te laten zien van het werk van Spot On Media. In de meeste gevallen is dezelfde foto, video overige beeldmateriaal door de geïdentificeerde persoon, personen, instanties en/of instelling zelf openbaar gemaakt. Dit betekent dat Spot On Media het beeldmateriaal mag gebruiken als portfolio zoals te zien op de websites van Spot On Media evenals voor publicatie op Facebook, Instagram, Google en overige kanalen. De volgende gegevens worden opgeslagen omdat deze door de persoon of instantie zelf zijn verstrekt en/of door meewerking aan AV-producties van Spot On Media.

– AV materiaal, zoals video’s, foto’s of geluidsopnames.
– naam en voorletters (voornaam) opdrachtgever of relatie
– adresgegevens (adres, postcode en woonplaats)
– (mobiele) telefoonnummer
– emailadres

De gegevens zoals hierboven omschreven worden maximaal 10 jaar bewaard met uitzondering van de adresgegevens, (mobiele) telefoonnummer en emailadres. Deze worden maximaal 2 jaar bewaard.

Wat zijn je rechten als klant van Spot On Media
Hieronder vind je alle informatie rondom het vastleggen van persoonsgegevens rondom de activiteiten van Spot On Media waaronder de soort gegevens, de termijn, wat belangrijk is om te weten voor jou als klant. Recht op inzage van het gemaakte beeldmateriaal, het recht op toestemming te kunnen beperken en weer kunnen intrekken.

Het gebruik van de volgende gegevens op de website(s) van Spot On Media
Het beeldmateriaal op de websites van Spot On Media vallen onder de persoonsgegevens zonder dat er rechtstreeks sprake is van vermelding van een naam, adres en woonplaats en daar moet je je als klant van bewust zijn voor dat je hiervoor toestemming verleend. Het beeldmateriaal op de websites wordt maximaal 10 jaar bewaard of zoveel eerder vervangen door andere werken/beeldmateriaal van klanten.

Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om AV content die van jou zijn genomen als klant te laten verwijderen. Je kunt hiervoor contact opnemen met de eigenaren van Spot On Media. Spot On Media maak geen gebruik van adressen, telefoonnummers of woonplaatsen van klanten op de websites.

Recht op inzage, aanpassen en verwijderen van content op de websites
Je hebt als klant altijd recht op inzage, aanpassen en verwijderen van gegevens. Het recht om toestemming te kunnen beperken, én weer te kunnen intrekken. Ondanks dat je altijd het gemaakte content ontvangt behoudt je ook altijd het recht om jouw content op te kunnen vragen. Content van Spot On Media wordt niet doorverkocht aan derden tenzij hier vooraf duidelijke en schriftelijke afspraken over zijn gemaakt.

Je hebt het recht op het indienen van klachten bij de AP (Autoriteit Persoonsgegevens). De AP is verplicht deze klachten in behandeling te nemen.

Bewaartermijnen van persoonsgegevens
Spot On Media bewaart haar content voor de duur van maximaal 10 na de ingangsdatum van de productie. Het content van Spot On Media wordt opgeslagen op een beveiligde computer en server voor de duur van maximaal 1 jaar. Het digitale materiaal wordt na een jaar digitaal opgeslagen op een beveiligde externe harde schijf en/of server voor de duur van maximaal 9 jaar.

Vastleggen van datalekken

De AVG verplicht Spot On Media alle datalekken intern vast te leggen en te documenteren. Ook datalekken die Spot On Media niet hoeft te melden. Spot On Media verwerkt geen privacygevoelige data voor zijn of haar opdrachtgevers. Is dit wel het geval dat is Spot On Media wettelijk verplicht alle datalekken daarbij aan hen te melden, zodat zij dit weer aan de AP kunnen melden.

Verwerkersovereenkomst
Spot On Media werkt nauw samen met externe partijen zoals hieronder vermeldt. Deze partijen hanteren een zorgvuldig privacybeleid en voldoen aan de AVG richtlijnen. Rabobank. De bankinstelling Rabobank verwerkt alle betalingstransacties conform de wettelijke bepalingen en richtlijnen zoals deze zijn vastgesteld. Belastingdienst (aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting). De belastingdienst verwerkt alle inkomenstransacties conform de wettelijke bepalingen en richtlijnen zoals deze zijn vastgesteld. Twello (boekhoudprogramma). Alle boekhoud gerelateerde gegevens zoals betalingsverkeer, facturen, bonnen, pintransacties enz. worden verwerkt via een beveiligde omgeving van Twello. Ook Twello voldoet aan de nieuwe wettelijke bepalingen en richtlijnen van de AVG.

Websites Spot On Media
De websites van Spot On Media zijn ondergebracht bij versio.nl. Sinds 2018 maakt Spot On Media gebruikt van een zogenaamd SSL-certificaat. Dit certificaat is niet verplicht voor de websites van Spot On Media maar zorgt wel dat Spot On Media de persoonsgegevens goed bescherm. U herkent het SSL certificaat onder andere door ‘https’ aanduiding in de menubalk en het ‘veilig slotje’ in de menubalk.

Daarnaast zijn de computers van Spot On Media volledig en zorgvuldig beveiligd door middel van anti virus programma’s en worden er regelmatig updates toegepast. De website www.spot-on-media.nl en de daaraan gekoppelde subdomeinnamen maken gebruik van cookies. U kunt de cookies uitschakelen in uw internetbrowser. De website www.spot-on-media.nl en de daaraan gekoppelde subdomeinnamen leggen geen informatie vast over uw als persoon.

Naast deze privacyverklaring hecht Spot On Media enorm veel waarde aan privacy, gegevensbescherming en het voorkomen van ongeoorloofde gegevensverwerking. Mocht u desondanks het gevoel hebben dat uw gegevens niet voldoende worden beschermd neemt u dan eerst contact op met Spot On Media.